Ein Befund in die ePA ist kein Klick — und wo die Zeit dabei verloren geht

Seit die elektronische Patientenakte Pflicht ist, landet jeder Befund irgendwann in der Akte. Wie viel Handarbeit dieser Weg kostet, entscheidet sich an einer Stelle, über die kaum jemand spricht: an den Metadaten.

In der letzten Ausgabe haben wir vorgerechnet, was Dokumentationszeit kostet: 45 Patienten am Tag, drei Minuten Doku pro Patient, aufs Jahr gerechnet fast 500 Stunden. Ein Kostenblock, der in keiner BWA auftaucht — und einer der wenigen, die sich verkleinern lassen, ohne dass die Befundqualität leidet.

Ein Teil dieser Zeit versteckt sich an einer Stelle, die auf den ersten Blick trivial wirkt: dem Weg eines Befunds in die elektronische Patientenakte. "Hochladen" klingt nach einem Klick. In der Praxis ist es das selten.

Was die ePA beim Upload tatsächlich verlangt

Ein Dokument in die ePA zu legen heißt nicht, eine Datei anzuhängen. Damit der Eintrag später auffindbar und verwertbar ist, muss er mit Metadaten versehen werden: Erstelldatum, Name von Arzt und Praxis, Fachrichtung, Art der Einrichtung, Art des Dokuments. Diese Angaben liegen im Praxisverwaltungssystem grundsätzlich schon vor — die Frage ist nur, ob sie beim Upload automatisch am richtigen Ort ankommen oder von Hand nachgetragen werden.

Dazu kommt das Format. Pflichtdokumente — Befundberichte, Laborwerte, Ergebnisse aus der bildgebenden Diagnostik — sollen als PDF/A abgelegt werden, einem Langzeit-Archivformat. Perspektivisch soll der Anteil strukturierter Daten in der ePA schrittweise steigen: Statt eines PDF wird das Dokument dann als MIO abgelegt, ein maschinenlesbares "Medizinisches Informationsobjekt", das andere Systeme direkt weiterverarbeiten können. Der Entlassbrief ist das erste Beispiel für diesen Weg vom PDF zur Struktur.

Für die Praxis heißt das: Der Upload ist kein einzelner Handgriff, sondern eine kleine Kette aus Format, Metadaten und richtiger Zuordnung. Jedes Glied kann sauber automatisiert sein — oder eben nicht.

Wo die Minuten liegen

Wo das PVS die Metadaten korrekt aus dem Behandlungskontext füllt und das richtige Format erzeugt, merkt niemand etwas vom Aufwand. Der Befund ist fertig, der Upload passiert im Hintergrund, der Eintrag steht sauber in der Akte.

Wo diese Automatik fehlt oder unvollständig ist, kippt das Bild. Dann wird pro Dokument geklickt: Format prüfen, Dokumententyp auswählen, Fachrichtung setzen, kontrollieren, dass nichts im falschen Feld landet. Jeder einzelne Schritt dauert nur Sekunden — aber multipliziert mit der Zahl der Befunde, der Patienten und der Arbeitstage wird daraus wieder eine Größenordnung wie im Doku-Rechner. In der Dermatologie mit ihrer hohen Befundfrequenz — Läsionsbeschreibungen, Verlaufskontrollen, Histologiebefunde — schlägt das besonders durch.

Der entscheidende Punkt: Ein schlecht verschlagworteter Eintrag ist nicht nur langsamer zu erzeugen, er ist auch schlechter zu finden. Wenn der Befund im falschen Dokumententyp steckt oder die Fachrichtung fehlt, ist er in der Akte zwar vorhanden, aber im nächsten Quartal beim nächsten Termin schwer wiederzufinden. Die Handarbeit rächt sich also zweimal: einmal beim Ablegen, einmal beim Suchen.

Ein Befund, zwei Wege

Nehmen wir einen alltäglichen Vorgang: Ein auffälliger Leberfleck wird exzidiert, das Präparat geht in die Histologie, ein paar Tage später kommt der Befund zurück — ein dysplastischer Nävus, vollständig im Gesunden entfernt. Der Befund muss dokumentiert, dem Patienten mitgeteilt und in die ePA gelegt werden.

Im automatisierten Fall weiß die Software aus dem Behandlungskontext, dass ein Histologiebefund der Fachrichtung Dermatologie vorliegt: Sie erzeugt das PDF/A, setzt Erstelldatum, Praxis und Dokumententyp und legt den Eintrag als Befundbericht in der Akte ab. Die Ärztin liest, gibt frei — fertig.

Im manuellen Fall entsteht derselbe Befund genauso schnell, aber der Weg in die Akte zerfällt in Einzelschritte: PDF exportieren, prüfen ob es ein archivfähiges PDF/A ist, in der ePA-Maske den Dokumententyp aus einer Liste wählen, Fachrichtung setzen, Datum kontrollieren, hochladen. Ein paar Sekunden — für diesen einen Befund. Bei dreißig solcher Vorgänge an einem Tag summiert sich das zu Minuten, die mit der Beurteilung des Nävus nichts zu tun haben.

Der Unterschied ist nicht die Qualität des Befunds — die ist in beiden Fällen identisch. Der Unterschied ist, wer die Metadaten setzt: die Software aus dem Kontext oder der Mensch von Hand.

Warum sich genau diese Minuten holen lassen

Vieles, was Ärztinnen und Ärzte Zeit kostet, lässt sich nur reduzieren, indem man Qualität opfert — weniger dokumentieren, kürzer befunden, gröber kodieren. Die Metadaten sind das Gegenteil davon. Die Angaben, die die ePA verlangt, existieren im PVS bereits. Es geht nicht darum, mehr zu erfassen, sondern das Vorhandene automatisch an die richtige Stelle zu bringen. Kein einziger Befund wird dadurch anders geschrieben — nur der Weg in die Akte wird kürzer.

Das ist die Art von Automatisierung, die uns interessiert: nicht die spektakuläre, die verspricht, den Arztbrief zu ersetzen, sondern die unsichtbare, die den mechanischen Teil zwischen fertigem Befund und korrektem Akteneintrag übernimmt. Der Hebel ist unspektakulär, aber er greift jeden Tag und bei jedem Dokument.

Warum das jetzt relevant ist

Die ePA ist seit Oktober 2025 für niedergelassene Praxen verpflichtend. Seit Januar 2026 kostet die Nicht-Nutzung Honorar — Kürzungen und eine dauerhaft halbierte TI-Pauschale sind in Kraft. Gleichzeitig baut die gematik die Akte weiter aus: Der elektronische Medikationsplan wird seit Mitte 2026 schrittweise ausgerollt, strukturierte Datenobjekte kommen nach und nach hinzu.

Die Richtung ist damit gesetzt: Es geht nicht mehr um die Frage, ob Befunde in die ePA wandern, sondern nur noch darum, wie viel manuelle Arbeit dieser Weg kostet — heute beim PDF-Upload, morgen bei strukturierten Objekten. Praxen, deren Software diesen Weg sauber automatisiert, sparen still jeden Tag ein paar Minuten. Praxen, deren Software das nicht tut, zahlen den Aufwand ebenso still — nur andersherum.

Ein Hinweis zum Datenschutz

Metadaten sind kein Nebenaspekt der DSGVO, sie sind ein Teil davon: Wer ein Dokument mit Fachrichtung "Dermatologie" verschlagwortet, legt bereits eine Gesundheitsinformation nach Art. 9 DSGVO an. Umso wichtiger ist, dass die Verarbeitung dieser Angaben nachvollziehbar und datensparsam abläuft — ein Grund mehr, den Weg in die Akte technisch sauber und kontrolliert zu gestalten statt per Copy-and-paste.

Offen bleibt

Wie groß der Zeitunterschied konkret ist, hängt stark vom jeweiligen PVS und seiner ePA-Anbindung ab — hier gibt es zwischen den Systemen erhebliche Unterschiede, und belastbare, herstellerübergreifende Zahlen fehlen. Genau an dieser Stelle arbeiten wir: den mechanischen Teil zwischen fertigem Befund und korrektem, auffindbarem Akteneintrag so weit wie möglich zu automatisieren — PVS-nah, formatkonform, ohne dass an der ärztlichen Dokumentation selbst etwas verändert wird.

Wenn Sie in einer dermatologischen Praxis erleben, wie viel Handarbeit der Weg in die ePA bei Ihnen kostet: Schreiben Sie uns. Wir hören gerade genau bei dieser Frage zu.